管理項目究竟在管理什么?

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編輯導語:任何一個項目在開始后都需要項目管理,產品在不同的階段有不同的需求以及目標,合理的進行項目管理更有利于推動項目發展;本文作者分享了關于項目管理的一些新感悟,我們一起來學習一下。

由于最近在準備考PMP,所以開始學習項目管理;自然有一些心得感悟,與大家分享一下。

一、什么是PMP

首先,解釋一下什么是PMP,

PMP指的是項目管理專業人士資格認證。它是由美國項目管理協會(Project Management Institute,簡稱PMI)發起的,嚴格評估項目管理人員知識技能是否具有高品質的資格認證考試。

其目的是為了給項目管理人員提供統一的行業標準。

目前,美國項目管理協會建立的認證考試有:PMP(項目管理師)和CAPM(項目管理助理師)已在全世界190多個國家和地區設立了認證考試機構。

讀完這段話,是不是有一種感覺,這是管理學相關的內容,是不是應該由乙方來學習,如何更高更快更強地完成項目。

最初,我也是這么理解的,就是為了更好地完成項目,來學習如何在各個階段去保質保量地完成項目;但是,隨著讀書的深入,慢慢地發現,好像有了一些新的感悟。

二、什么是項目?

大家都在說,我們今年有一個大項目,可是,什么是大項目,好像有沒有人說的清楚。

大項目是通常需要10億美元或者以上的成本,可影響上百萬人,并且持續數年。

但是,大項目往往不難,它只需要思考項目本身的互相依賴關系即可。不涉及到其他的項目,項目本身是為了創造獨特產品、服務和成功的臨時性工作。

無論大小,他的本質不會變。

項目集是一組互相管理且被協調管理的項目、子項目集和項目集活動,它需要思考在項目集內的項目與項目之間的依賴關系;此時,一個項目的失敗,都會影響其余項目的進行。

項目組合是指為了實現戰略目標而組合在一起管理的項目、項目集、子項目組合和運營工作,需要考慮項目組合部分的優先順序。

因此,一個項目:

  • 可能是獨立的項目;
  • 可能是項目集中的一個項目;
  • 可能是項目組合的中的一個項目。

三、如何治理項目?

通過制定政策和流程,用結構化的方式去指明工作,并進行控制,以便實現戰略和運營目標。

一個項目在進行的過程中分為以下的幾個部分:

  1. 項目啟動前
  2. 開始項目
  3. 項目組織和準備
  4. 執行項目工作
  5. 完成項目

項目過程中的每一個階段都需要審查,也就是項目關口,每一個階段都有一個時間點;就像是我們的ddl是下周一,那么至少在本周啟動項目,在周二的時候開始項目并開始組織準備,在周三到周五執行,最后才可能在下周一完成項目。

只有在每一個階段進行控制點控制,審查、才能保證項目如期的完成。

四、需要管理的是項目的生命周期

項目的生命周期包括

  1. 啟動項目
  2. 組織和準備項目
  3. 執行項目
  4. 結束項目

每一個階段都有需要提供的內容,如在啟動項目階段需要提供項目章程,在組織和準備項目階段需要提供項目管理計劃,在執行項目階段需要提供可交付的驗收產物,在最后的結束項目階段需要提供存檔的項目文件。

隨著生命周期的向后推移,需要付出的變更成本越高,但是項目失敗的風險便越低。

因此,在啟動階段之前的需求分析變得尤為重要,需要準確的判斷出真需求、偽需求。

需要從以下七個方面:

  1. 市場需要
  2. 客戶要求
  3. 社會需要
  4. 法律和法規要求
  5. 戰略目標和業務要求
  6. 環境因素
  7. 技術進步

在前期,如果我們把握住了這七點,那么,項目成功的概率會有一定的提高。

五、我們看如下的一個場景,如何應用于我們項目管理中呢?

1. 確定項目的屬性

筆者所在的一個行業為TO B的管理系統,分為 渠道、物資、財務、公文、決策、績效等系統,這些個系統,我們可以看做一個一個的項目。

而他們幾個之間又有著相關聯性,例如:

渠道掌管著所有的門店數據,物資系統需要從它這里拿取一些數據,因此,物資系統和渠道系統兩個可以作為一個項目集合;如果說渠道的數據不準,或者渠道中出現了某些偏差,如數據不準確、接口出現問題等等,都會導致物資項目的失敗。

因此,只有先做好渠道項目,才可能做好物資系統,兩者相輔相成。

決策系統的數據為銷量數據、績效系統需要從它這里拿取一些銷量數據作為績效考核的指標項之一;與此同時,還需要從渠道系統里拿取一些門店的數據作為指標項之一;因此,決策系統、績效系統是一個項目集。

財務、公文系統是獨立的兩個項目,他們不受到其他項目的干擾,只受項目本身的影響,項目本身的成敗只受制于項目內部的調節,

而這些個項目,又組成了一個項目組合,他們整體的成功或者失敗,都會影響組織戰略目標的成功或者失敗。

2. 確定項目的生命周期

我們拿渠道系統舉例子,首先,我們需要對渠道系統進行需求分析。

分析方式為分析一下內容:

  1. 市場需要(目前市場上需要一款渠道管理系統來幫助用戶進行渠道管理);
  2. 客戶要求(我們的用戶目前需要渠道系統對門店、專管員等群體進行管理);
  3. 社會需要(暫無);
  4. 法律和法規要求(暫無);
  5. 戰略目標和業務要求(創造營收);
  6. 環境因素(暫無);
  7. 技術進步(暫無);

我們,通過分析上述的內容,發現需求是可行的并且符合公司的戰略目標。

接下來,我們啟動項目,在啟動項目的時候,我們需要提供一份項目章程,項目章程包含的內容:

  • 規定渠道項目范圍(如那些是渠道的事情,那些不是需要由其他系統提供)
  • 如質量、時間、成本和可交付成果的約束條件

在組織和準備項目階段需要提供項目管理計劃,項目管理計劃包括里程碑(如,在四月末,我們完成那些需求,用戶達到什么樣的使用效果)、階段目標等等。

在執行項目階段需要提供可交付的驗收產物,在執行過程中,我們會遇到用戶的變更;但是,在確定了階段目標后,我們必須在每一個階段關口提供相應的產物,如在第一個階段,我們提供用戶新建門店的流程;第二個階段,我們提供撤銷門店的流程。

在最后的結束項目階段需要將正常項目過程中產生的過程文件,如需求文檔、操作手冊、技術文檔、實施部署文檔等等交付用戶,讓用戶進行驗收。

六、總結,管理項目究竟在管理什么?

答案一目了然,管理項目歸根結底在管理人、物。

擴展來說便是:

  • 人:員工能力、組織機制;
  • 物:項目內部的溝通協調,項目與項目之間的關聯關系,項目與戰略目標的一致性。

紙上學來終覺淺,絕知此事要躬行。每一個階段都需要做很多的事情,只有腳踏實地的做好每一步,才會有最終項目的成功。

 

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題圖來自?Unsplash,基于 CC0 協議

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