界面設計方法(3):字典功能的設計

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編輯導語:關于界面設計,在前兩篇文章中,我們已經了解到了界面的概念,以及在界面中分類活動功能應該如何設計。今天,緊接著前兩篇文章,作者又為我們分享了字典功能的設計方法,快來get新知識吧!

理解字典功能,首先要理解它是建立企業基礎數據標準的手段,其次才是它對基礎數據的記錄和維護功能。構建企業信息系統過程中有兩個重要的標準化工作:業務流程的標準化、基礎數據的標準化。

其中:業務流程標準化是通過業務架構實現的,基礎數據標準化是通過字典功能設計實現的。

字典在這里是“功能”的概念(不是數據庫),通過設計字典功能,可以建立一套支持從數據標準、數據輸入、數據維護等的體系。字典的主要作用有三個:建立基礎數據、維護基礎數據、支持在界面上數據的快速輸入。

界面設計方法 — 3. 字典功能的設計

一、字典功能的概念

1. 字典功能的定義

  • 字典:是保存企業基礎數據的地方,如:材料編碼、客戶信息、員工信息等。
  • 字典功能:是對企業基礎數據進行維護的功能,維護工作包括對數據的輸入、保存、查看和發布等操作。可以把字典功能看成是一個特殊的“活動”功能,但它只用來維護基礎數據,字典功能具有以下的一些的特點(以下簡稱為:字典)。

1)粒度

對一個字典大小的劃分原則如下:一個字典只用來維護一類基礎數據;一個字典可由n個界面組成,用以幫助建立多層的基礎數據分類。

2)功能

字典具有二個基本功能:數據輸入、數據維護,其中:

  • 數據輸入:用于對基礎數據的輸入和保存,分類并建立層級關系等;
  • 數據維護:對基礎數據的維護包括:追加、變更(履歷保留)、發布、定時啟用等。

3)作用

它的主要作用有三個:建立基礎數據、維護基礎數據、支持快速輸入基礎數據。

  • 建立數據標準:建立基數據的標準,包括:結構、分類、編號;
  • 維護基礎數據:維護工包括:使用規則、對數據的追加、變更、發布等;
  • 支持快速輸入:在活動功能的界面上設置下拉框,通過“數據選擇”的方式進行數據的輔助輸入,此法不但快捷、而且還可避免對重要基礎數據的輸入錯誤,這也是一種保障業務標準化的措施。

字典功能的設計,是設計師非常重要的工作之一,不但要積極地參與,而且需要他對企業數據的標準化、企業管理標準化有一定的知識和經驗。

2. 字典功能的特殊性

由于字典功能與其余的三個業務功能(活動、看板和表單)有著密切的關聯,同時又容易產生一些概念上的模糊,下面就將這4個功能之間做一些對比,理解它們的異同對業務功能的設計非常重要。

1 ) 字典功能與數據庫的區別

字典功能:是一個業務處理的“功能”,是處理數據的工具,用來建立結構化的基礎數據。

  • 將數據資源進行標準化、結構化的梳理。
  • 限制基礎數據的使用范圍。
  • 幫助快速地輸入過程數據等。

數據庫:是一個存儲電子數據的載體(是倉庫,不是工具)。

用字典功能輸入的數據被保存到了數據庫,利用字典功能還可以對數據庫的數據進行查詢、調用、維護以及發布等。

注:關于字典庫的稱呼,它是字典功能和數據庫功能合體的稱呼,通常習慣于將記錄企業基礎數據的數據庫稱之為“字典庫”,這個詞的含義有兩個:

  1. 它是一個特殊的數據庫,專門用來記錄企業基礎數據;
  2. 它是由字典功能進行管理的數據庫(可以增減、發布、查詢等)。

2 ) 字典功能與活動功能的區別

  • 活動功能:用于按照數據發生的順序,記錄過程數據;
  • 字典功能:用于對字典數據庫中的基礎數據進行長期的、反復的維護;
  • 最大區別:用活動功能輸入的數據一旦確定就不能再改動(改動違法!)、而用字典功能輸入的數據則必須按照要求進行不斷地維護、改動(以適應需要)。

3 ) 字典功能與看板功能、表單功能的區別

字典功能產生了基礎數據,基礎數據為各類數據的抽提、統計、計算等提供了屬性參數,在設計看板和表單時離不開這些屬性參數,如:組織、產品、材料、客商、知識等。

  • 組織字典:可按組織口徑統計、分析不同部門、個人的產值、收入等情況等;
  • 材料字典:可以按照材料類型統計、分析不同材料的庫存量、市場價、消耗量等。

二、字典的設計

字典功能的設計可以從以下的4個方面進行:設計理念、數據選擇、數據標準、數據維護。下面以圖1“合同簽訂”中的“工程分類”的數據來源為例,說明如何設計字典,其中:合同簽訂=活動功能、工程分類=字典功能。

界面設計方法 — 3. 字典功能的設計

圖1 合同簽訂(活動)與工程分類(字典)

1. 設計理念

字典是維護企業基礎數據的功能,基礎數據包括了企業中所有需要統一、保護的公用數據,所以字典的設計要注意:

1)標準化

要先從企業的管理、業務的標準化、工作效率提升等視角考慮它的功能、作用和價值。

2)主數據

其次,因為基礎數據也是未來構成系統中主數據的核心,基礎數據是所有數據分類中生命周期最長的,因此字典設計不但要考慮維護的方便性和輸入的快捷性,而且還要思考如何能讓基礎數據適合維護方便和輸入快捷,它是解決和避免發生信息孤島的重要因素。

2. 數據選擇

選擇數據就要判斷企業數據中哪些是屬于基礎數據的,判斷的參考條件如下(不限于此):

  • 需要保護的核心數據,比如:組織機構、客商信息、市場價格、材料編碼等;
  • 企業知識庫數據,全員要遵守,如:工藝功法、法律法規、質量標準等;
  • 其它,如:反復使用數據、支持快速輸入數據、以及分析統計的屬性數據等。

合同簽訂內的“工程分類”字段,對企業來說是重要的基礎數據,這個數據可以用來分析客戶的來源、行業的范圍、產品的類型、最佳銷售產品等,如果不統一標準就難以得到正確的分析對比結果。

3. 數據標準

確定了字典的對象數據后,下一步要確定研究對象數據標準,標準包括了數據的分類、數據的結構、數據的編號等。

如圖2所示,“工程分類”表中的數據分別來自于4個數據分類表,從分類表2~分類表5之間又具有分解的結構關系。從①~④的連續選擇,可以找到需要的基礎數據“高鐵站”,從這個結構可以看出工程分類的基礎數據具有5層分類。

界面設計方法 — 3. 字典功能的設計

圖2 數據表關系圖

4. 數據維護

基礎數據不同于過程數據,需要經常的維護以做到與時俱進,基本功能有(不限于此)。

1 ) 數據的輸入

確定記錄數據采用的界面原型,從數據表的數量來看至少需要有5個原型,參見圖2,1個為主表(表1)、4個為輔表(表2~表5)。

2 ) 數據的調整(=維護)

與活動功能在記錄數據后就不能再改動的原則不同,在基礎數據的生命周期內需要利用字典功能對其進行多次的調整,為了讓引用不同時期基礎數據的表單都可以如實地再現,字典不但要具有調整功能,而且必須保留完整的基礎數據變更履歷,再現時不能讓調整后的基礎數據影響歷史表單的還原。

3 ) 數據的發布

很多的基礎數據在不同時間段有不同的數值,所以字典功能還要具有數據發布的功能,比如:單價在1月1日~6月30日為1000元,從7月1日~12月31日為1050元。時間一到7月1日,字典界面打開時看到的是最新的單價數據。

另外,字典既然是企業保護基礎數據的功能,所以對字典的使用必須有相應的企業管理規則、權限限制等。

三、應用設計

由于都是窗口形式的界面,所以字典的應用設計的內容請參考本系列第二篇“活動功能的設計”相關部分。

四、記錄模板

字典設計結果的記錄形式也采用“設計4件套”的模板,請參考本系列第二篇“活動功能的設計”相關部分。

本系列的下一篇:界面設計方法(4):看板功能的設計

相關閱讀:

界面設計方法(1):界面的概念與分類

界面設計方法(2):活動功能的設計

 

本文由 @李鴻君 原創發布于人人都是產品經理,未經許可,禁止轉載

題圖來自?Unsplash,基于 CC0 協議

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