界面設計方法(5):表單功能的設計

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編輯導語:在前幾篇系列文章中,作者已經為我們介紹了界面的概念與分類、活動功能、字典功能以及看板功能的設計方法。在系列文章的最后一篇,作者為我們精心總結了表單功能的設計流程,相信認真看完這五篇文章的你,一定會有所收獲。

表單功能,是4大業務功能(活動、字典、看板和表單)中的最后一個。

它是各類訂貨、收貨的憑證,是企業月度、季度和年度統計、分析的重要參考資料,是國家、企業等指定要打印、蓋章交付和保存的重要形式;同時也是企業經營管理者最為常用的資料形式,領導直接用界面進行查詢、分析的比較少,用固定格式的表單資料比較多。

因此,表單功能是企業從經營層、管理層和執行層都非常重視的一種功能形式。

另外,具有打印要求的表單功能與其它三種用窗體形式表達的功能(活動、字典、看板),除在用途上的不同以外,在編碼實現的技術方面也不一樣。

界面設計方法 — 5. 表單功能的設計

一、表單功能的概念

1. 表單功能的定義

  • 表單:主要是用紙質形式為載體(包括電子版)展示數據的形式;
  • 表單功能:表單有兩種的代表形式:報表和單據。通常將常用的報表類數據(表)、單據類數據(單)用固化的格式展示或打印。一般在表單上不直接設置操作功能,也不用于輸入數據,表單功能具有以下的一些的特點(以下簡稱為:表單)。

1)粒度

每張表單內容都是根據表達的題目而確定的,粒度決定的參考建議:

  • 用戶需求:在一張表單上呈現哪些內容主要是由用戶確定的,單據類會比較簡單,報表類會比較復雜。
  • 系統需求:從開發實現的角度看,一張表單上表達的內容過多、邏輯過于復雜,有可能造成日后對表單內容的維護困難,因此內容和維護要適當平衡。

2)功能

表單是用來展示具有固化格式的數據,主要有兩類表達形式:報表形式、單據形式。

  • 報表形式:通常展示的是多條數據,針對某個題目,將系統中某個時間段內符合條件的數據進行抽提、加工、形成分析報表。如:成本分析、銷售排名一覽、財務月報等;
  • 單據形式:通常展示的是單條數據,表現形式也大多為卡式、列表,常見的使用場景有:發票、收據、領料單、工資條等。

界面設計方法 — 5. 表單功能的設計

圖1 報表與單據的示意圖

3)作用

選擇表單功能作為數據處理結果的輸出形式,主要有兩個理由(不限于此):

  1. 保存與蓋章:數據需要用紙打印出來、紙質保存、紙質提交、并要蓋章等的場合;
  2. 處理與觀看:完成某個統計分析表,涉及到繁多的數據源、復雜的數據邏輯、多重的計算處理等,其結果用窗口的界面形式表達非常復雜場合,同時這樣復雜的資料打印在紙上更容易閱讀、分析。

2. 表單功能的特殊性

表單功能與活動功能和看板功能的異同之處:

1)表單功能與看板功能

兩者的重要區別有兩個部分:

  1. 表單形式用于打印(格式是按紙張尺寸設計的),看板形式只用于屏幕展示。
  2. 表單用于固化、靜態形式的展示,看板用于動態/靜態以及多種查詢形式和展示。

2)表單功能與活動功能

  • 單據:通常與活動功能是“一對一”的關系,比如:用活動功能的“領料記錄”輸入了領料的數據后,直接在該界面上打印了“領料單”,所以是一對一的關系;
  • 報表:通常是用多個活動功能記錄數據、經過復雜的多重計算后獲得的。

二、表單功能的設計

表單的格式要求大都來自于用戶(用戶根據自己常年的習慣、或正在使用的實體表單等為依據提出格式要求),完全由設計師提供參考意見的場景不多,所以設計師不需要太多地考慮設計理念的問題,主要注意一下復雜度和維護成本之間的關系就可以了。

表單設計從三個方面考慮,即:展示對象、展示目的、展示內容,下面用報表類和單據類各一例說明表單的設計方法。

1. 報表類表單

1)格式的選擇

報表通常都是由從事某個業務的用戶對象根據該業務的要求提出來的,報表是用戶查看數據的重要形式,所以報表的原型確定需要與用戶進行細致的協商,最好要符合用戶的日常習慣,通常業務設計師在報表功能設計時自由發揮的余地不太大。

參見圖2,報表中的數據量比較大,一般是多條數據的集成。

界面設計方法 — 5. 表單功能的設計

圖2 報表類表單示意原型

2)抽提條件的設定

報表的數據在抽提時,需要借助一個條件設定界面,參見圖3。比如:數據的抽出條件通常有時間、部門、產品名稱、規格尺寸等。

界面設計方法 — 5. 表單功能的設計

圖3 數據抽出條件的設定界面

2. 單據類表單

1)格式的選擇

單據類的原型比較簡單,由于是單條數據的輸出,所有常見的原型形式為卡式、列表式或是主細表式。同報表一樣,單據的形式也是以用戶的意見為主設計的。

界面設計方法 — 5. 表單功能的設計

圖4 單據類表單示意原型

2)抽提條件的設定

一般來說,單據類表單的打印按鈕設置在記錄該單據數據的活動界面上,這樣就不需要條件設定的界面了,參加圖4。

在圖4(a)“合同簽訂”界面上設置了“打印”按鈕,在一個界面上就同時可以完成輸入數據、打印“采購合同”單據工作,參見圖4(b)。

從這個案例還可以看出,對應與1張表單功能,需要用有2個功能來對應,項目經理在統計設計工作量時要注意。

    • 活動功能:輸入數據用的活動功能“合同簽訂(界面)”,圖4(a);
    • 表單功能:展示數據用的表單功能“采購合同(單據)”,圖4(b)。

可以看出活動和表單兩個功能的名稱不一樣,這是因為活動的名稱通常使用“名動詞”,表單的名稱使用“名詞”帶來的。

三、應用設計

由于表單不是窗口形式的界面,只有數據、格式等內容,所以表單不需要特別進行應用設計,業務設計的結果(數據的構成、界面布局等)與開發完成后的效果應該是一致的。

四、記錄模板

表單設計結果的記錄形式也采用“設計4件套”的模板,請參考本系列第二篇“活動功能的設計”相關部分。

五、小結

4種業務功能(活動、字典、看板、表單)的設計方法介紹完了,關于設計難度沒有統一的標準可供參考,由于這4種功能有很多的差異不容易直接進行比較。

這個評估涉及到項目規模、業務與技術的復雜性以及設計師能力定義等內容,作為項目經理/產品經理對資源進行調配時的依據提出一些參考建議(僅作為參考)。

1. 看板

需要能夠從企業的不同視角(組織、崗位、領域等)來理解如何充分地利用數據、信息向用戶展示。

企業領導層、管理層都會特別關注看板的設計,因為這是他們的重要信息獲取來源之一,設計看板不但需要有業務知識、還要有一定系統知識、美工知識等。

2. 表單

復雜表單的設計對業務能力要求較高,它的數據來源會非常的多、計算公式復雜且可能需要多重計算才能得到結果,如果是二維的表格,字段數、計算式以及對結果的測試等工作量都會很大。

3. 字典

需要對企業的業務知識、基礎數據、標準化方法、字典設計方法等有比較豐富的知識和經驗,初學者比較難以勝任這個工作。

4. 活動

活動的設計工作量是最大的(可能在70%以上),但由于它以輸入原始數據為主,不需要很多中間的復雜計算和處理,因此相對來說難度會小一些(它的特點是承載著管理規則)。

參考結論,4種功能設計難度的參考順序為(從高到低):看板>表單>字典>活動。

參考閱讀:

界面設計方法(1):界面的概念與分類

界面設計方法(2):活動功能的設計

界面設計方法(3):字典功能的設計

界面設計方法(4):看板功能的設計

 

本文由 @李鴻君 原創發布于人人都是產品經理,未經許可,禁止轉載

題圖來自?Unsplash,基于 CC0 協議

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