袋鼠大王開店記:一線互聯網海量業務智能財務入賬之實踐

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編輯導讀:近年興起的互聯網企業做得風生水起,在業務做大做快的同時,對財務也提出更高的要求。及時、可靠等核算八大原則,三張報表(資產負債表、利潤表、現金流量表)縱觀全局;三條主線(財務管理、管理會計、現金流)逐級延伸……可這一切的前提是做好財務信息化,規劃好財務產品架構體系。本文嘗試以故事的風格,從海量數據自動化入賬為切入口,希望起到拋磚引玉的作用。

森林王國的袋鼠大王抓住移動互聯網的東風,開了家跳跳小店,專門為森林王國的小動物提供美食,但跳跳小店可不生產美食,公司只是將線下商店搬到了線上。餐廳老板,可在跳跳小店賣美食;想買美食的,打開手機就能下訂單,順帶捎個冰淇淋,再也不用去森林王國的集市上左挑右選,也不用擔心被麻瓜家的假貨坑。當然,送貨問題不用擔心,袋鼠大王都想好了,小袋鼠兄弟來幫忙。

01?手工時代

公司開業后,生意很火爆,幸好跳跳小店的程序員-蜘蛛博士厲害,開發了專業的營銷系統-就是它的蜘蛛網,每天銷售了多少訂單,收多少錢,應分給商家多少、小袋鼠(騎手)多少,自家留多少,記得可清楚呢。管家長尾狐貍負責記賬,用了蜜蜂家開發的蜂巢做記賬系統(ERP),每月讓蜘蛛博士報一個匯總數,再手工錄入到蜂巢(ERP)中,就這樣,公司逐漸壯大。

02?半自動時代

隨著生意越發火爆,長尾狐貍有點吃不消了,對袋鼠大王說,每天上千筆業務,還要不同業務分類,我手下的小狐貍們都快忙不過來了,不能再這樣靠人工錄到ERP呀。況且蜘蛛大哥的數據在蛛網(數據庫)中記錄了,何不讓他們統計后,再牽一根絲到蜂巢(ERP)中,不就自動傳到我的ERP中了?

袋鼠大王一聽,這主意不錯,同一件事情不能做兩次,蜘蛛博士去落實吧。

蜘蛛博士發話:老板,這需求倒是合理,但有個現實問題,我的業務系統可是蛛網,與他的蜂巢(ERP)不兼容呀,怎么自動傳遞呀?

這時長尾狐貍手下精通技術的紅狐貍進來獻言:老板,咱們的蜂巢(ERP)都是結構化的,不是有模板導入嘛!我把模板給蜘蛛博士,每月讓蜘蛛博士把賬目按要求填好,不就可以導入到蜂巢ERP了?

袋鼠大王:準!就數你聰明,財務的小狐貍們也不用天天手工統計、錄入這些業務賬單了,狐貍團隊人才輩出呀。蜘蛛博士,如何?就這么辦吧。

好。蜘蛛博士表面答應了,心里卻想,好處被狐貍撈走了,活卻落到我頭上,這個月又少不了加班羅……

03?自動化閉環時代

一天,袋鼠大王召集大臣們開會,問這個月的訂單破億了,可財務的報表數據為何遲遲算不出來呀?

長尾狐貍連忙叫苦道,蜘蛛博士的模板,一是拖了2天才給,二是數據量太大,每次導入時造成蜂巢(ERP)卡死,臣也是沒辦法呀,這不,我的小狐貍們已經加班三天三夜了。

蛛蛛博士:大王,現在業務增長非常快,每月上百億的業務,我的小蜘蛛們天天記賬、還要做分潤,最后還給把這些按狐貍大哥多種維度的要求做統計,并填到模板中,工作量太大呀……

袋鼠大王:我知道你們都有難處,但這事呀還得想辦法解決。況且公司還準備開辟新戰場,如小袋鼠兄弟正嘗試做代運貨物,以后大家有東西都可交袋鼠,同城1小時送到!甚至你坐到袋鼠的口袋中旅行都行……我們的蛛網(業務系統)和蜂巢(財務ERP系統)都要有這種彈(延展)性,支持業務折騰(賦能業務快速試錯)!紅狐貍,你腦子靈活,這事就交你吧。

謝大王,臣已有方案,請過目,紅狐貍說道。

袋鼠大王:沒看錯你,紅狐貍愛卿,有想法有準備!說說你的方案。

紅狐貍娓娓道來:

  • 現在業務量非常大,雖然有模板導入,但也屬半人工操作,早已經跟不上時代要求。
  • 如果采用自動閉環法,讓業務數據自動錄入到ERP蜂巢中,這個功能準備用財務中臺去實現。

袋鼠大王:財務中臺?爛大街的中臺能用到財務上來嗎?

紅狐貍:大王,您就放心吧,聽我講您聽聽。

首先,把ERP中的會計科目抽取到一個平臺,并設置版本號、生效期;同時,改造蜘蛛博士的蛛網(訂單系統),加上一個標識,叫“租戶“,這樣中臺拉取訂單數據時,就能識別是哪個業務線(租戶)了。新業務接入時,也要求選擇租戶。

再講講財務中臺的實現,先定時拉取蜘蛛博士的訂單數據,并與發財貓的資金庫核對。對賬無誤后,做特征建模,也就是給每一筆訂單加上會計科目名稱、會計科目代碼、借方或貸方、現金流科目、預算科目、成本段、部門、公司主體等等信息,按這個生成分錄,再扯一根蛛絲傳到蜂巢ERP系統,每天在公雞打鳴時執行一次。

袋鼠大王:妙!妙!妙!抓緊去落實吧。

經歷3月的改造,新系統上線,每月上百億數據實現自動傳入蜂巢(ERP賬),狐貍的報表也能準時生成交差。

04?未結束的故事

可還沒高興多久,問題又出來了。短尾狐報告說,財務結賬時,發現蛛網(業務訂單)數據與蜂巢(ERP)數據差異很大。原來,蜘蛛博士在做對賬時,發現訂單數據有問題,就拆掉蛛網趁著夜色重新結網(計算)一次,神不知鬼不覺。

還有,有些訂單被取消了,或退貨的,蜘蛛大哥要么重算,要么干脆刪除了原訂單,但財務根本就不知道。

還有,財務修改了會計科目也沒通知蜘蛛博士,蛛網生成的數據根本就沒傳進蜂巢(ERP)!蜘蛛博士還沒聽完,當場暈倒,從蛛網上掉下來。

欲知后事如何,且聽下回分解。

 

作者:B端老頭,微信公眾號:才聽途說,前美團財務產品經理,一手搭建摩拜、美團等的財務中臺、業財一體化

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  1. 這個講的還是超級有意思期待下回分解

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  2. 精彩

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  3. 想聽下回

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