5點搞定項目匯報內容

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編輯導語:在項目經理的日常工作中,經常會遇到要匯報項目的情況,由于一個項目涉及的人比較多,所以在匯報時也要有一些注意的點;本文作者分享了關于項目匯報應該怎么寫,重點放在哪里等等問題,我們一起來看一下。

項目經理對項目管理的過程中免不了要向上匯報,和老板、其他部門負責人、區域負責人等匯報項目的進度;一來可以讓老板們對項目的進度更了解以便于各項目之間的合作與資源調配,二來可以讓老板們對項目所遇到的困難給予更多的資源傾向,讓項目更順利地進展下去。

那么,第一個問題來了:項目的定期匯報什么形式最好?

我們以前的項目是以6-8個月為一個項目周期,在需求調研以及分析階段就開始向上匯報,前期的工作盡量以簡單的會議口述、碰面溝通等方式進行項目進度更新,而從需求分析階段開始就真正地開始進行每月一次的項目進度更新會或項目溝通會。

首先,每月一次的項目進度更新會的參與者是老板以及各位部門負責人、利益相關者的負責人等,我們需要展示正式的匯報PPT以讓參與者在會后也能夠查閱相關的信息。

一般溝通會安排1個小時,預計匯報時間在45分鐘,建議空余15分鐘作為答疑、意見交流的時間;因此PPT的篇幅不宜過長,預計每一張幻燈片的匯報時間為3分鐘,整個PPT的幻燈片頁數建議控制在15頁以內。

那么,本次要解決的問題來了:項目的定期匯報應該怎么寫?

一、總結項目的進展,找出最重要的5個事項

剛開始做項目的時候,不清楚要匯報什么,還會疑問每天都有和老板溝通項目的進度,那每月一次的項目匯報和每天的項目匯報有什么不一樣呢?

每天的項目匯報的對象是直屬老板,匯報的目的是讓他更清楚項目的進度與遇到的困難以借用他的資源來保證項目的進度正常,匯報的內容則是項目的每個事項中的組成部分;譬如需求調研與分析中某售前部門的業務流程的具體內容、業務痛點、現狀以及資源、遇到的困難、今天的進度與明天的計劃。

而每個月的項目匯報是除了直屬老板以外的各部門負責人,他們并不清楚也不想清楚項目的每個事項的組成部門的細節;因此匯報的內容的是項目進度中最重要的5個事項。如果超過了5個事項,那么盡量控制在8個事項以內,聚焦才能獲得最終的效果。

而每月的定期項目匯報最重要的目的是讓參會者知曉項目的進度,并給予最大的支持與配合;因此,項目進度的5個重要匯報事項中也包括需要對方配合的工作。

譬如有一次項目匯報,時間是在項目上線前一個月,項目上線后的指標(KPI)就是其中一個最重要的匯報事項,是需要部門負責人在溝通會中對項目上線后的指標達成共識,并給出具體的跟進人員,這是匯報的重要目標之一。

那什么是項目進度中最重要的事項?跨部門的合作、項目計劃表中的里程碑、項目進度中的節點事項、影響項目進度的事項、突發狀況、重要突破等都是項目進度中重要的事項。

而這些事項的重要性排序要從參會者的角度去考慮,譬如跨部門的合作事項肯定就比項目進度中的正常節點事項更值得在溝通會上匯報;因為這不僅關系著雙方的資源調配,還關系著雙方的合作關系。

二、找出影響項目或者現狀的事項

之前我的項目中遇到一個較大的問題,原本在計劃內的一個功能沒有辦法在項目周期內找到合適的供應商完成這個功能,導致這個功能在原本的項目時間內無法實現。

我以為這個問題會影響大老板對項目的看法,但是通過項目匯報溝通就輕易地化解了這個危機。

我們通過搜集信息,和行業內多個該資源提供者約談,并在費用和本司人力資源調配的基礎上進行闡述無法實現的方案,大老板也理解了項目出現的問題并接受了現狀。

因此,如果出現了影響項目進度或者現狀的事項,在經過充分的資源搜集后盡快確認一個方案,并盡早和大老板更新信息,尋求支持與幫助,是項目順利上線的一個保證。

三、挖掘重要利益相關者的合作事項進度

項目進度報告,與會者是項目的利益相關者,他們當然更傾向于了解和自己部門合作的事項的進度和更新的信息。

之前我的項目匯報中就沒有包括某一個和利益相關者溝通的事項,而老板加上去的理由是——對方是公司非常重要的資源協調部門,我們借助了他們的力量完成我們的項目,我們應該告知他們老板該合作事項的進度與遇到的問題,給予對方老板充分的知情權才能獲得更好的支持。

而這個信息也是幫助對方部門負責人對齊內部和外部資源調配的一個方式;有時候內部的資源需求不一定就是實際產生的需求,當結合了外部項目的使用情況綜合分析,才能預估資源的真實情況和需求。

四、重點說明每個事項的結果和未來策略

當項目經理找到了要匯報的重要事項之后,需要匯報的是每個事項的現階段結果、已完結的結果和未來的應對計劃或策略。

與會者不關心這些事情是什么,他們更關心這些事項給他們帶來了什么好處或者麻煩;而這些結果項目組是如何應對的,未來還會出現這些問題嗎,如何做才能避免類似問題的再次發生等細節,才是與會者參會獲得的“干貨”。

而項目經理也應該非常清晰與會者想要知道的問題以及項目的計劃,通過定期的匯報整理也是對項目每個階段的梳理和總結。

五、以數據支撐論點

作為日理萬機的老板們,百忙中抽空來參與項目溝通會當然是想聽到一些干貨,而這些干貨除了和自身息息相關之外,更多的是通過數據支撐相關的論點,讓部門負責人對項目的進度了解得更充分

我之前做過的一個客戶數字項目中匯報的UAT問題,會總結成:參與人數*,分別在多少分會場舉辦了*場,已解決問題*條,Bug*條,建議*條;這樣與會者就會清楚UAT的效果,以及參加UAT的同事對它的態度以及付出的努力和得到的結果。

當然以上只是比較淺顯的一個數據論點,如果我們能夠用銷售相關的數據告知與會者,項目帶來的用戶數據、GMV、日活等活躍數據的變化,那就可以讓與會者對項目的支持動力更充足。

 

本文由 @靖琳Charlott 原創發布于人人都是產品經理。未經許可,禁止轉載

題圖來自 Unsplash,基于 CC0 協議

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