如何成功與相關利益者溝通?

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編輯導語:產品經理的日常工作中,除了要對現有的項目進行跟進以外,還要接收以及判斷來自各方的需求,產品經理在工作中經常會與多方打交道,這時候學會溝通是十分重要的;本文作者分享了產品經理與相關利益者溝通的經驗,我們一起來看一下。

溝通是項目經理每天都要做的事情,同時也是項目經理重要的工作之一。項目經理每天都和各種各樣的角色打交道,最值得注意的是和誰的溝通呢?

今天我們先來講講和Stakeholder/相關利益者的溝通之道。

一、體諒每個人的工作

每個人都有自己的本職工作,協助你的項目不是ta最重要的工作,要讓ta快速對你的項目做出回應,就必須把ta當做自己一樣,理解ta的處境,并把ta的工作也放在心上。

我們團隊有個同事在這點上的表現值得我們學習,每次涉及外部溝通的時候,ta都會在會議上對供應商說,我們的**團隊最近很忙,做年度評審(ta不僅理解他人,還關注到對方的具體工作),我們需要高效地溝通,盡量減少他們的工作。

久而久之,該合作團隊的配合度真的越來越高。

二、明確的WBS/工作分解

在做工作分解的時候,我們需要站在執行者的角度上進行考慮,如何才能夠讓執行者快速地完成任務?

除了工作分解,還需要提供明確的工作指引,最好給出例子讓執行者模仿完成;這樣既能夠保證交付成果,還能夠把工作指引當做SOP提高溝通的效率。

筆者之前做過一個項目,在小程序上線前,需要各部門提供相關的內容。

筆者提供了以下兩份指引,快速地完成了任務:

1)任務分解與說明

如何成功與相關利益者溝通?

2)任務交付的示例

如何成功與相關利益者溝通?

三、充足的交付時間

站在項目的角度,交付時間越短越好;但是,在合作方的角度,交付時間越長越好。這兩者是一個矛盾,如何中和呢?

交付時間,應該控制在一個雙方都能夠接受的時間內,同時建議更傾向于執行者的意愿。

筆者之前的小程序上線前的內容準備,如上一點的圖片所示;這些內容原來打算交付時間是一周,但是老板覺得一周對合作方來說比較苛刻,要求增長交付時間但是不超過原計劃的1.5倍。

除了調整交付時間以外還巧妙地分解了任務,讓合作方感覺在較長的時間內交付較少的工作,最后受到了合作方不錯的反饋。

如何成功與相關利益者溝通?

四、優先內部解決問題

清晰的分工對于溝通是一件重要又必須的事情。如果項目經理在溝通前無法清晰地知道每個利益者的分工就去開會,那不僅會削弱自己的影響力,還會溝通溝通的次數,進而拖慢項目的進度。

之前筆者有個項目是關于數據遷移的,在數據遷移的演練結果中,發現了一些與預期結果不一致的數據,因此需要在正式環境系統做驗證。

我們把驗證數據的工作先放在內部,無法解決的再統一和負責的團隊進行溝通。

筆者團隊擁有該正式環境系統的賬號,雖然該系統是內部的業務作業系統,系統邏輯相比一般的CRM系統更復雜;但是我們通過對方的帶教,迅速地學會了查找邏輯,項目內部也快速地完成了驗證。

優先內部解決問題不僅減輕了對方的工作量,也增強了項目內部的工作效率;最重要的是——這種方式讓對方團隊覺得我們分工合理,以后的配合度自然也會更高。

五、高效溝通必備要素

溝通成功的要素除了以上幾點,還需要高效的溝通,而高效的溝通需要項目經理或者主持人清楚知道以下幾點:

  • 溝通的目的(為什么要做這個溝通、背景說明)
  • 溝通的目標(做這個溝通要獲得什么結果)
  • 溝通的內容(要和對方溝通什么)
  • 溝通的對象以及對象的現狀(和誰溝通?對方正在做什么?是否可以支持你提出來的需求?)
  • 溝通結果需要的支持(需要什么工具、對方如何才能完成溝通的結果)
  • 日程安排(Deadline、任務是否有細分到最小層級、該安排是否已考慮對方工作)

六、良好的溝通技巧

良好的溝通技巧能夠為溝通爭取到更好的結果,同時也體現了項目經理內在的修煉。

而良好的溝通技巧體現在以下幾點,僅列舉部分技巧:

1. 溝通有邏輯

在溝通之前,通常我們都需要簡短地表述溝通的背景和目的,讓與會者清楚本次溝通要達到的目標。

同時,在溝通前,可以簡短地分享之前做過的調研,讓溝通者知道你接下來的舉措是有依據的。

第三,在溝通前需要有自己的解決方案或者計劃,不要只依靠溝通者給予解決方案。

第四,預料到溝通者會提出的問題,并提前搜集問題的資料形成解決方案后才召開溝通會。

2. 表達順暢

這是自信的體現。如果你對要溝通的事情已經做好了調研,并且該解決方案是經過溝通或推敲的,那就順暢地表達出來,不用敬畏與會者的身份。

順暢的表達,會讓溝通者感受到你充足準備的努力;而平等地進行溝通,是為了獲得更客觀的溝通結果。

3. 發現不同溝通者的優勢并善于借勢

筆者曾遇到一個感性的合作伙伴A,每次溝通都只提問題沒有解決方案;而且A覺得新的數字化項目不會成功,只是增加了工作量,沒有實際的效益,無法接受項目組的方案,最終導致需求分析停滯不前。

但是A有一個優點:執行力——因為A深知這是未來的方向,需要堅決執行上層的安排。

那么我們做了什么來達到最終的目標呢?

首先,我們需要提前調研A相關的工作,清楚知道項目與A工作的交集。

同時,我們需要了解之前A遇到和項目相關的難題,以及難題最終的結果。并且反思,項目如何避免此類問題。

接下來,我們需要在溝通中友好地表達項目帶來的好處,同時記下A提出的對項目的疑問或者業務流程還未解決的問題;因為A善于發現問題,那么我們就做解決問題的角色。

最后,如果溝通無法得出結果,那么我們可以嘗試借助A敬重的角色來促進產生溝通的結果。

筆者之前借助了另一個部門總監的力量——我們在溝通之前和他闡述了之前溝通出現的問題和本次溝通希望得到的結果,在溝通過程中他幫忙理清了幾個業務實際存在的問題;我們結合業務實際的問題修改了和A溝通的方案之后,很快就通過了該方案。

 

本文由 @靖琳Charlott 原創發布于人人都是產品經理。未經許可,禁止轉載

題圖來自 Unsplash,基于 CC0 協議

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